2025年2月，当哈尔滨2025年第九届亚洲冬季运动会的圣火在冰天雪地中点燃时，来自34个国家和地区的运动员与技术官员入住了这座“双亚冬之城”的14家酒店。从房间分配、宗教需求满足，到突发问题化解，每一张房卡背后，都凝聚着一支专班团队近600天的昼夜奋战。而带领这支团队的，是哈尔滨市接待办接待处副处长、亚冬会执委会运动会服务部住宿宗教服务专班负责人王晓光。

到杭州亚运会学习国际赛事经验

“接到任务时，我们所有人都没做过国际大赛服务。”回忆起2023年8月刚被抽调到亚冬会执委会时的情景，王晓光直言“压力巨大”。彼时，距离亚冬会开幕仅剩一年半，他所在的原亚冬会接待部成员多是从各单位临时抽调，毫无国际赛事经验。而王晓光最初负责的餐饮、住宿与宗教服务，更是一场“摸着石头过河”的硬仗。

转机出现在杭州亚运会。2023年9月，王晓光主动申请前往杭州亚运会进行为期2个月的学习。在那里，他第一次意识到“专业”二字的分量。“原以为接待工作大同小异，结果发现光是运动员餐食的食材确定，就需要多个部门协同，从菜单设计配置到每一道菜品的食材分解，以及每种食材的单餐次克重都有一套科学流程。”更让他震惊的是杭州亚组委引入的“餐饮监理团队”——一支由拥有丰富大型综合赛事餐饮策划、监理、运行管理经验的专业人士组成的第三方机构。“专业的事必须交给专业的人！”王晓光说，在学习结束返回哈尔滨后，他迅速向哈尔滨亚冬会执委会提交报告，推动以政府采购形式引入餐饮监理团队，为后续工作打下坚实的基础。

2096间房背后的“地毯式攻坚”

去年11月，随着哈尔滨2025年第九届亚洲冬季运动会的脚步日益临近，王晓光的工作也进行了调整，转为主攻住宿与宗教服务。面对着34个代表团、2000余名运动员及900余名技术官员的住房、办公、医疗、储存空间的分配任务，他带着团队对14家酒店、2096间客房展开了“地毯式攻坚”。

“每家酒店的房间数量、房号、房型面积、床位数量，甚至客房布局图和户型图的绘制，都要十分精确。”王晓光说，为了向各代表团提供详尽的酒店信息，他带领专班克服人员少、任务重的困难，与酒店方和场馆二部密切沟通，对各酒店实际情况逐一进行现场踏勘，精准核实房间数量、房号、房型面积、床位数量，绘制客房布局图和户型图，拍摄实景照片，形成详尽的基础资料。

王晓光（右三）与同事共同探讨住宿预分配方案

住宿分配也是摆在王晓光团队面前的一道难题。代表团人数随赛事临近不断变化，而哈尔滨2025年第九届亚冬会没有专用住宿管理系统，“前期完全依靠人工统计、模拟分配，6个人三天才能做出一版方案。”王晓光带着团队在多次模拟分配实践中总结经验，自主研发出一套住宿分配数据库，将各酒店各楼层房间、房型、床位参数、各代表团在冰上赛区和雪上赛区每个酒店的人数、性别、身份信息，以及办公、医疗、储存等功能性房间需求、赛事日程等万余条信息整合其中。经过数次磨合和试验，只需修改更新最新数据，三个小时就能生成一版预分配方案，效率提升数十倍，为组委会节省了近80万元成本。

“住宿不是分完房就结束了，我们要让每个代表团感受到冰城的诚意。”在王晓光看来，举办国际赛事更需要“有温度的服务”。面对10余个国家和地区临时提出的住宿需求，他们依托数据库实时模拟，确保所有需求得到满意解决；通过36场线上一对一预注册会议、23轮预分配协商、450余封邮件往来，最终实现食宿费用收缴率115%，创近年大型赛事新高；赛事期间，王晓光带领专班驻扎运动员村，24小时保障住宿和宗教服务；为解决黎巴嫩未成年运动员住宿难题，他们连夜启用应急备用房……

王晓光（右一）参加亚冬会代表团团长大会

近600天的“舍”与“得”

在哈尔滨亚冬会执委会运动会服务部住宿宗教服务专班，每一个办公桌前的身影，都有着一个关于奉献的故事——专班成员王琦超在岳父与母亲同时住院的情况下，坚持白天工作、夜间陪护，未请一天假；尚在哺乳期的邵杨将嗷嗷待哺的婴孩托付家人，办公桌前的乳母、岗位上的“铁娘子”，两种角色在时钟的滴答声里悄然重叠。

而王晓光自己的故事，更令人揪心。2023年10月，刚从杭州返回哈尔滨的他在一次体检中被查出肺部结节，医生强烈建议尽早手术。“当时我负责的餐饮、住宿、宗教三个业务领域工作正处于摸着石头过河、边学边干的阶段，如果我倒下，这两个月的学习时间就白瞎了，重新调整人员接替我的工作必然严重影响三个业务领域的工作进度。”他选择保守治疗，带病坚守岗位。更艰难的是，他12岁的女儿头部查出疑似胶质瘤需赴北京检查，他因赛事筹备关键期无法陪同。妻子强忍忧虑宽慰女儿：“爸爸特别想陪你一起去，但现在的工作太忙，分不开身，这是为国家和家乡作贡献，咱们要理解。”懂事的女儿仰起稚嫩脸庞：“爸爸，你忙工作吧，我和妈妈能行。”王晓光在提及家人时红了眼眶。

随着哈尔滨2025年第九届亚冬会的结束，王晓光和团队也圆满完成了保障工作。而他们的努力也最终化作一封封真挚的感谢信，并获得国家体育总局以及各代表团的高度评价。黎巴嫩奥委会和黎巴嫩代表团团长在感谢信中写道：“你们的团队在处理我们的问题时展现了专业精神和敬业态度，迅速分配了合适且合规的住房，确保我们的运动员能够全心投入比赛……你们对赛事卓越的追求以及为所有参赛者付出的奉献，为未来的大型赛事树立了标杆。”

在王晓光看来，亚冬会馈赠给城市的不仅是赛事记忆，更要留下一支“带不走的专业队伍”。作为这支专班团队的“领头雁”，王晓光把人才培养视为重中之重，毫无保留地将自身经验和技能传授给年轻同事，全方位提升他们的专业能力。他还通过内部培训、开展现场指导、分享实战经验等方式，帮助这群年轻人快速成长，并鼓励他们积极参与实际工作，践行“干中学、学中练”，在复杂环境中磨砺自己，尽快适应新岗位、进入新角色。“这群经历过淬炼的年轻人，将成为哈尔滨未来举办国际活动的底气！”

哈尔滨亚冬会开幕前，王晓光为酒店工作人员及相关工作团队进行培训

哈尔滨2025年第九届亚洲冬季运动会的圣火，已在松花江的冰凌中渐隐光辉，而王晓光与万千亚冬会筹备者的身影，正化作这座城市未来发展的基石。他们用专业与热忱，将“冰雪”化作“火焰”，在严寒中燃起“冰城的温度”，让世界看到了一个不一样的哈尔滨。